Proforma Fatura Nedir ve Ne Zaman Kullanılır?

Proforma fatura, mal teslim edilmeden veya iş tamamlanmadan önce gönderilen ön bir belgedir. Normal bir faturaya benzer görünmesine rağmen ödeme talebi değildir ve aynı şekilde hukuken bağlayıcı değildir. Bunu fatura biçiminde sunulmuş resmi bir teklif olarak düşünebilirsiniz.

Gerçek faturadan nasıl ayrılır

• Proforma fatura ödeme talebi değildir; faturanın nasıl görüneceğini gösteren bir önizlemedir
• Aynı hukuki anlamda ödeme yükümlülüğü doğurmaz
• Karışıklığı önlemek için açıkça 'Proforma Fatura' olarak etiketlenmelidir
• Muhasebe veya vergi amaçlı satış kanıtı olarak kullanılamaz
• İş tamamlandığında veya mal teslim edildiğinde yerini gerçek (ticari) fatura alır

Proforma fatura ne zaman kullanılır

• Bir müşterinin veya satın alma departmanının satın alma siparişi oluşturmak için belgeye ihtiyaç duyduğu durumlarda
• Çalışmaya başlamadan önce depozito talep ederken; bazı işletmeler depozito tutarı için proforma fatura gönderir
• Gümrüğün malları geçirmek için proforma istediği uluslararası sevkiyatlarda
• Müşterinin satın almayı taahhüt etmeden önce fatura biçimini görmek istediği durumlarda

Neler dahil edilmeli

Proforma fatura, normal bir faturayla aynı bilgileri içermelidir: işletme bilgileriniz, müşteri bilgileri, kalemler, fiyatlandırma ve KDV. Ancak üstte açıkça 'Proforma Fatura' olarak etiketlenmeli ve kesin bir hesap olmadığından fatura numarası içermemelidir.

Gerçek fatura ile takip etme

İş tamamlandığında veya mallar teslim edildiğinde ticari faturayı gönderin. Bu, gerçek yasal ödeme talebidir. Müşterinin bunları kolayca eşleştirebilmesi için varsa proforma numarasına atıfta bulunun.