قواعد حفظ السجلات في هذه المقالة (HMRC، خمس سنوات كحد أدنى) مبنية على قانون الضرائب في المملكة المتحدة. ستكون لهيئة الضرائب المحلية لديك متطلبات حفظ خاصة بها.
قد يبدو إصدار الفواتير مُربكاً في المرة الأولى، لكنه بسيط بمجرد أن تعرف ما المطلوب. بوصفك مستقلاً، فاتورتك هي طلب دفع ووثيقة قانونية في آنٍ واحد — لذا الصحة في ذلك مهمة.
ما تُدرجه في فاتورة المستقل
- اسمك الكامل وعنوانك (أو اسم شركتك إن كان لديك)
- بريدك الإلكتروني ورقم هاتفك
- اسم العميل وعنوانه
- رقم فاتورة فريد
- تاريخ الفاتورة وتاريخ استحقاق الدفع
- وصف واضح للعمل المُنجَز
- المبلغ المتقاضى (الأجر بالساعة × الساعات، أو الرسوم الثابتة)
- بياناتك المصرفية للدفع
- تفاصيل ضريبة القيمة المضافة إذا كنت مسجلاً
هل تحتاج إلى حساب تجاري؟
لا تحتاج قانونياً إلى حساب مصرفي تجاري منفصل بوصفك تاجراً منفرداً، لكن يُنصح بشدة بذلك. إذ يُبسّط المحاسبة كثيراً ويبدو أكثر احترافية للعملاء. تقدّم كثير من البنوك الحديثة حسابات تجارية مجانية بدون رسوم شهرية.
متى تُصدر الفاتورة
بالنسبة للعمل القائم على المشاريع، أصدر الفاتورة عند الانتهاء (أو على مراحل للمشاريع الكبيرة). للعمل المستمر بنظام الاشتراك الشهري، أصدر الفاتورة في بداية كل شهر. للعمل بالساعة، أصدر الفاتورة أسبوعياً أو شهرياً. القاعدة الأساسية: أصدر الفاتورة بسرعة. كلما تأخرت، صعُب عليك المطالبة.
شروط الدفع التي تستخدمها
7 أو 14 يوماً معتاد للمستقلين. 30 يوماً أكثر شيوعاً للشركات الأكبر. حدّد تاريخ الاستحقاق صراحةً على فاتورتك بدلاً من «30 يوماً» فحسب — التاريخ المحدد أوضح ويُسدَّد بشكل أسرع.
الاحتفاظ بالسجلات
تشترط HMRC الاحتفاظ بسجلات جميع الفواتير المُرسلة لمدة لا تقل عن 5 سنوات (6 سنوات لسجلات ضريبة القيمة المضافة). احتفظ بنسخ من كل فاتورة — يجعل هذا أداة قائمة على السحابة الإلكترونية تلقائياً.
إذا كانت هذه أول فاتورة لك، ابدأ ترقيمك من 100 لا من 001 — هذا يتفادى الإشارة للعملاء بأنك جديد كلياً.
الأسئلة الشائعة
ماذا يجب أن تتضمن فاتورة المستقل؟
يجب أن تتضمن فاتورة المستقل اسمك وعنوانك، وبريدك الإلكتروني ورقم هاتفك، واسم العميل وعنوانه، ورقم فاتورة فريداً، وتاريخ الفاتورة والاستحقاق، ووصف العمل المنجز، والمبلغ المطلوب، وبياناتك المصرفية، وبيانات ضريبة القيمة المضافة إن كنت مسجلاً.
هل يحتاج المستقلون إلى حساب مصرفي تجاري منفصل؟
في المملكة المتحدة لا يُشترط ذلك قانوناً للتاجر الفرد، لكنه موصى به بشدة لأنه يبسّط مسك الدفاتر كثيراً ويبدو أكثر احترافية أمام العملاء.
كم يجب أن يحتفظ المستقل بسجلات الفواتير؟
في المملكة المتحدة تشترط HMRC الاحتفاظ بسجلات جميع الفواتير المرسلة لمدة 5 سنوات على الأقل، أو 6 سنوات لسجلات ضريبة القيمة المضافة.
هل كان هذا مفيداً؟
ابدأ مجاناً
هل أنت مستعد لإرسال أول عرض أسعار؟
أنشئ حساباً في ثوانٍ. لا حاجة لبطاقة ائتمان.