إذا كنت تُصدر فواتير للشركات — ولا سيما الكبيرة منها — ستُطالَب في كثير من الأحيان بإدراج رقم أمر شراء على فاتورتك. بدونه، قد يرفض قسم الحسابات الدائنة معالجة الدفعة.
ما هو أمر الشراء؟
أمر الشراء وثيقة داخلية تُنشئها شركة العميل للموافقة على عملية شراء. تُصدره فرقة المشتريات أو المالية وتحتوي على رقم فريد يربط الفاتورة بالإنفاق المعتمد. بالنسبة لهم، إنه جزء من ضوابطهم المالية. بالنسبة لك، إنه خطوة إدارية تحتاج إلى إدارتها بشكل استباقي.
اطلب قبل بدء العمل
أفضل وقت لطلب رقم أمر الشراء هو عندما يؤكد العميل رغبته في المضي قُدماً. أدرجه في أسئلة استقبال العملاء الجدد: «هل ستحتاج إلى إصدار أمر شراء قبل أن أبدأ؟ إذا كان الأمر كذلك، هل يمكنك إرسال رقم أمر الشراء بمجرد إصداره؟»
ماذا لو نسوا؟
إذا وصلت إلى مرحلة إصدار الفاتورة ولا يزال ليس لديك رقم أمر الشراء، تابع مع الشخص الذي تعاملت معه مباشرةً. عادةً ما يعرف من في مؤسستهم يتعين عليه الاستفسار منه ويمكنه المتابعة داخلياً بشكل أسرع مما تستطيع من الخارج.
أين تضع رقم أمر الشراء على فاتورتك
أدرج رقم أمر الشراء في مكان بارز على فاتورتك، عادةً بالقرب من الأعلى — «مرجع أمر الشراء: [الرقم]». هذا يضمن قدرة قسم الحسابات الدائنة لدى العميل على مطابقة فاتورتك بسجلاتهم الداخلية فوراً.
بعض العملاء لن يدفعوا بدون رقم أمر شراء بغض النظر عن الظروف. اجعل من ممارستك المعتادة تأكيد ذلك منذ بداية أي علاقة مع عميل جديد، ولا سيما مع الشركات الكبرى.
هل كان هذا مفيداً؟
ابدأ مجاناً
هل أنت مستعد لإرسال أول عرض أسعار؟
أنشئ حساباً في ثوانٍ. لا حاجة لبطاقة ائتمان.